10 conseils pour réussir un voyage d’affaires

 Un voyage d’affaires que l’on appelle aussi « le tourisme d’affaires » constitue l’un des meilleurs moyens pour prospecter de nouveaux marchés, chercher de nouveaux clients, chercher des partenaires commerciaux, tisser des relations avec des entreprises étrangères, décrocher de nouveaux contrats, etc.…C’est également aussi une bonne occasion pour découvrir de nouveaux horizons. Ainsi, en fonction de ses moyens, chaque entreprise peut organiser plusieurs activités dans le cadre des voyages d’affaires. Ça peut être une réunion, une foire, un congrès, un forum, ou encore un séminaire… Organiser un voyage d’affaires demande un budget non négligeable. Cela s’explique par le fait qu’il faut effectuer un déplacement (par avion, par train ou par voiture), trouver un hébergement, ainsi qu’une restauration. Pour éviter d’éventuels imprévus et frais inutiles, il est important de préparer son voyage d’affaires minutieusement. Dans cet article, nous vous présentons les étapes à suivre pour réussir votre voyage d’affaires.

Réussir un voyage d’affaires : prenez tous les contacts importants.

Avant de partir, songez à savoir toutes les personnes qui prendront part au rendez-vous. Cela vous évitera de faire un déplacement stérile et partant se retrouver en face des personnes qui ne sont décisionnaires. Enfin, si vous partez dans un pays où vous auriez besoin d’un interprète, il est important de prendre contact avec lui à l’avance et au besoin le former avant le rendez-vous proprement dit. Il ne faut pas oublier que c’est la personne –clé pour vendre votre produit auprès de vos partenaires commerciaux.

Réussir un voyage d’affaires : réserver votre billet. Que vous voyagiez par avion ou par train, il faut savoir que certaines destinations ne sont pas desservies tous les jours. Il est donc important de faire votre réservation à temps. Cela vous permettra de jouer sur la concurrence des différentes agences de voyages. Pour ce qui est du voyage, il est conseillé d’arriver quelques jours avant le rendez-vous (un week-end si possible). Cela vous permet non seulement de vous reposer, de vous familiariser avec le milieu du rendez-vous, mais aussi de bien préparer le rendez-vous.

Réussir un voyage d’affaires : trouver un hébergement.

À l’instar du billet d’avion, trouver un bon hébergement est aussi important. Il faut aussi faire la réservation à l’avance. Trouver un bon hôtel, n’est pas une tâche facile comme certains pourraient l’imaginer. Outre des chambres confortables, il faut s’assurer que l’hôtel qui vous intéresse est bien placé pour tenir votre rendez-vous, s’il dispose d’une salle de réunion, s’il dispose d’internet et de fax, s’il a un restaurant et un bar ou encore d’un centre de relaxation etc. …… Pour vos réservations d’hébergements oul’organisation de congrès, nous vous recommandons les solutions ACCOR Meetings. En effet, les hôtels ACCOR sont très réputés pour leurs sérieux et disponibles dans 37 pays dans le monde.

Réussir un voyage d’affaires : réserver une voiture.

Lorsque vous arrivez à destination du lieu de rendez-vous, il n’est pas exclu que vous ayez besoin d’une voiture pour assurer vos déplacements internes. C’est à ce moment qu’intervient alors la location d’une voiture. Pour que cette location ne puisse alourdir votre budget, nous vous conseillons d’acheter des cartes de fidélité de certaines sociétés de location des voitures comme Sixt, Hertz, Europcar, Avis…Cela vous permettra d’avoir une réduction pouvant atteindre 50%%, en fonction de la compagnie.

Réussir un voyage d’affaires : vérifiez que tout est en règle, avant votre départ. Avant de partir, il faut s’assurer que rien n’a été oublié. Vérifiez votre permis de séjour, la validité de votre carde de crédit, votre permis de conduire international, votre passeport ainsi que votre visa. Il faut également vérifier les vaccins requis dans certains pays, ainsi que tous les documents indispensables pour organiser les différents rendez-vous. N’oubliez pas de partir avec un peu de monnaie du pays dans lequel vous vous rendez. Cela vous permettra de payer le taxi ou le pourboire en attendant de convertir vos devises en monnaies locales. N’oubliez pas non plus, de vous munir des cartes de visite que vous pourriez donner à vos différents interlocuteurs.

Réussir un voyage d’affaires : comment organiser l’activité une fois sur place ? Une fois sur place, vous passerez la plupart de votre temps à honorer des rendez-vous. Si vous pensez que pour une raison ou une autre, vous pourriez être empêché ou arriver en retard, n’hésitez pas à aviser vos partenaires. Il ne faut pas non plus essayer de terminer tous vos rendez-vous, en si peu de temps. Prenez le temps d’écouter tout le monde, et au besoin prolongez votre séjour.

Réussir un voyage d’affaires : faire un suivi de l’activité. Dès le retour dans votre pays, n’attendez pas des mois pour relancer les contacts. Exploitez plutôt les résultats du rendez-vous établi à l’étranger, durant la première semaine. Cherchez donc à entrer vite en contact avec vos interlocuteurs. S’il y a des documents supplémentaires dont ils ont besoin, ne tardez pas à les leur envoyer.

Conseils et astuces

1-       Les voyages d’affaires rentrent dans le cadre des activités professionnelles d’une entreprise. Ainsi, ils sont fiscalement déductibles.

2-       Dans certains pays, il ne faut pas se contenter d’un contrat écrit et signe. Songez alors à être accompagné d’un avocat qui a une spécialité en affaires. Cela pourra vous éviter des surprises désagréables.

3-       Pendant votre voyage, n’oubliez pas de visiter les richesses touristiques de la ville dans laquelle vous passez votre séjour. Si vous avez un appareil photo, ce sera une bonne occasion de prendre des photos inoubliables.