5 astuces pratiques pour résumer les données pour vos présentations

Quel que soit le domaine dans lequel vous vous trouvez, préparer une présentation fait partie intégrante du travail. Vous pouvez avoir des données à partager avec votre équipe, vos responsables ou les parties prenantes, et les présentations sont le meilleur moyen pour le faire.

Mais les présentations peuvent être difficiles, tout le monde a vécu des présentations longues et ennuyeuses avec trop de diapositives et d’informations qui ne peuvent être assimilées.

Pour les data analysts, il est encore plus difficile de faire une présentation basée sur des données. Une bonne présentation doit non seulement résumer les données, mais aussi les contextualiser sans ennuyer le public.

Une présentation est, par essence, une technique de négociation subtile qui en donne autant qu’il en faut.

Votre mission dans votre présentation est d’éduquer et divertir votre auditoire afin qu’il capte toutes les informations que vous lui présentez.

Alors, comment partagez-vous vos données avec votre public de manière succincte mais cohérente, tout en le maintenant engagé ?

En résumant vos données et en les présentant de manière à augmenter la rétention. Voici les meilleurs conseils pour résumer les données de vos présentations.

1-Utiliser des tableaux et des graphiques

Source: Venngage

Lorsque vous créez vos diaporamas en ligne à l’aide d’un outil de présentation, vous devez mettre l’accent sur la présentation de vos données de manière facile à reconnaître et à comprendre.

Pour cela, la meilleure solution consiste à combiner des tableaux et des graphiques dans votre présentation. Bien qu’ils soient utilisés de manière interchangeable, les tableaux et graphiques ont des objectifs distincts dans le domaine de la visualisation de données.

Les graphiques sont généralement utilisés pour tracer des données, et montrer les relations entre les différents ensembles.

Les graphiques englobent les graphes, les diagrammes et les tableaux. Les graphiques permettent de partager de grandes quantités de données de manière visuellement attrayante et abrégée. Il suffit de contextualiser les données pour que le public puisse les comprendre.

Les types courants de graphiques incluent :

• Graphiques linéaires

• Graphiques à barres

• Camemberts

Lorsque vous créez des graphiques pour votre présentation, n’oubliez pas de garder les choses simples. Un graphique trop complexe peut partager davantage de données, mais il sera également difficile à traiter devant le public cible.

En conséquence, vous devrez passer beaucoup de temps à expliquer le tableau lui-même, ce qui ralentira le déroulement de votre présentation.

En outre, un graphique complexe ne pourra pas transmettre seul les informations requises.

À l’ère du numérique, les gens envoient généralement leurs présentations à l’auditoire en guise de rappel. Si vos graphiques sont trop complexes, votre public sera perdu car vous n’êtes pas là pour lui expliquer.

2-Définir le message de votre base de données

Avoir une suite de tableaux et de graphiques à utiliser dans votre présentation ne signifie pas que vous les utilisiez tous – « Less is more » est une devise que toutes les présentations doivent suivre.

Lorsque vous créez votre présentation pilotée par les données, décidez du message principal et laissez tout le reste. Ces données peuvent être utilisées dans une autre présentation.

Pensez à votre présentation comme à une histoire – il y a plusieurs personnages, dont toutes les intrigues ne font pas avancer le récit principal. S’ils ne contribuent pas à l’histoire, supprimez-les.

Il peut être difficile d’être aussi impitoyable avec vos données, mais votre objectif est d’éviter de submerger votre public.

Décidez quel est le point clé de l’histoire de votre présentation (qu’il s’agisse du nombre croissant de violations de données dans le monde ou de l’intensité changeante des ouragans) et utilisez uniquement les données nécessaires pour expliquer cette histoire.

3. Fusionner les données avec du texte

Si les data analysts ne savaient qu’une seule chose, c’est que personne ne comprendrait vraiment les données de la manière dont ils le font. Bien que les données puissent ressembler à de la poésie pour un analyste, pour un étranger, elles auront peu de sens.

Si vous souhaitez que vos données soient présentées de manière succincte à votre public, il ne suffit pas de les présenter sous forme de tableaux et de graphiques. Vous devez les contextualiser.

A côté de vos points de données, ajoutez une ligne courte ou un résumé sur la nature des données et leur importance pour votre public et votre histoire.

Pour une communication plus efficace, donnez un exemple ou deux qui met davantage l’accent sur le point de données et le rend accessible au public.

Si vous avez des citations d’experts de l’industrie, de professionnels ou d’une personne directement impliquée dans la gestion ou l’exploration de données, utilisez-les pour leur donner plus d’autorité.

Mais ne donnez pas trop de contexte, sinon vos données seront perdues dans le mur de texte.

Si vous avez utilisé de bons tableaux et graphiques, simples mais efficaces, vous ne devriez pas avoir à écrire trop de texte. Les données importantes seront faciles à comprendre sans paragraphes explicatifs.

4. Une diapositive = un point de données majeur

Pour organiser votre présentation, gardez à l’esprit une formule simple : une diapositive doit contenir une seule information principale.

Si vous regroupez plusieurs informations sur une diapositive, vous perdrez le flux de votre présentation et pourriez même submerger votre auditoire.

Tout comme le point relatif à regrouper vos informations en un message principal pour votre présentation, vous devriez avoir un point de données principal pour chaque diapositive.

Si vous avez un groupe de sept statistiques, divisez-les en sept diapositives accompagnées d’un court texte.

Cela facilitera la lecture et l’absorption d’informations par votre auditoire, tout en stimulant la rétention.

S’il y a trop de points de données sur une diapositive, ils ne sauront pas lequel est le plus important et pourquoi, et risquent de confondre les deux.

Si vous suivez ce plan, votre présentation s’allongera, mais ce n’est pas nécessairement mauvais.

Une présentation plus longue peut encore sembler beaucoup plus courte car elle semble claire, concise et facile à suivre. Contrairement à une présentation courte et corsée, le public aura du mal à se rappeler ce qu’il vient de lire et d’entendre.

5. Utiliser des graphiques et des visuels

Source: Venngage

Nous avons mentionné l’importance d’utiliser des tableaux et des graphiques qui ne sont pas trop complexes.

Mais il existe un autre niveau dans votre présentation de données qui fidélisera davantage votre auditoire : utiliser des graphiques et des éléments visuels pour partager vos données.

Il existe de nombreux types de visuels que vous pouvez utiliser pour présenter vos diagrammes et graphiques de données. Ceux-ci inclus :

• Diagrammes de flux de données

• Icônes

• Organigrammes

• Axes de temps

• Photos

Un bon visuel peut simplifier vos données et les rendre plus mémorable pour le public. L’ajout de couleurs ou d’une illustration lors de l’introduction d’une nouvelle information va briser la monotonie.

Les éléments visuels que vous choisissez ne doivent pas obligatoirement être littéraux : ils peuvent être pertinents par thème ou encore, en relation directe avec vos données. Si vos icônes sont trop évidentes, elles risquent de paraître comiques.

Avec les bons visuels, vous pouvez rendre votre présentation mémorable pour votre public afin qu’il s’en souvienne bien après la fin de votre exposé.

Clés à emporter – Conseils utiles

Il est formidable que vous ayez de la passion pour vos données, mais les data analysts peuvent être trop impliqués dans leurs données, oubliant souvent qu’un public peu familiarisé avec leurs chiffres tente de les déchiffrer.

Utilisez des tableaux et des graphiques dans votre présentation, car ils partageront plus facilement des informations que des blocs de texte.

Au lieu d’essayer de partager plusieurs groupes de données dans une présentation, choisissez un message de données principal et racontez son histoire.

Ne laissez pas des données à interpréter par vous-même – utilisez un texte pour les accompagner, et ne pas les submerger ainsi, votre auditoire.

Soyez concis dans votre présentation : utilisez une diapositive pour un point de données.

N’ajoutez pas trop de points dans une diapositive, même si cela signifie que votre présentation serait plus longue.

Enfin, l’utilisation judicieuse des graphiques et des éléments visuels rendra votre présentation plus attrayante et mémorable.

Grâce à ces conseils, vous pouvez faire une présentation qui engagera non seulement votre public, mais le poussera à s’investir dans votre histoire de données.