Le logiciel de fiche de paie

Si la gestion de la paie est traitée par votre entreprise, vous aurez besoin d’utiliser un logiciel de fiche de paie. Quel est l’utilité de ce logiciel et quelles fonctions peut-il vous apporter ?

Fonction d’un logiciel de fiche de paie

Un logiciel de paie permet d’éditer les fiches de paie de vos employés de manière automatique et simplifiée. Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de fiche de paie sont multiples :

• Un gain de temps et davantage de sécurité
• Des données en paie fiables
• Les données sont sécurisées grâce à la sauvegarde sur le logiciel de paie ;
• La préparation de la déclaration sociale DSN
• Possibilité de télé déclaration (déclaration automatisée) des données sociales : par exemple, la DSN peut être extraite du logiciel de paie pour être transmise en ligne sur le site net-entreprises
• Une gestion en interne du bulletin de paie : vous gérez toutes les données et ne dépendez d’aucun prestataire extérieur.

Fonctionnement du logiciel de paie

Une fois que vous avez souscrit au logiciel de fiche de paie, vous devez l’installer sur votre ordinateur ou celui de l’un de vos collaborateurs de votre entreprise. Une formation au logiciel est souvent nécessaire et peut être assurée par l’éditeur du logiciel.

Vous pouvez aussi recourir à un logiciel de fiche de paie en ligne pour votre entreprise, celui-ci à l’avantage de ne pas à avoir à être installer sur votre ordinateur et est accessible en ligne à tout moment.

Tous les mois, l’utilisateur en charge de la gestion de la paie récupère les informations du mois concernant chaque employé : congés payés, heures supplémentaires faites, primes, etc. Ensuite ces données sont saisies dans le logiciel de paie. Les bulletins de paie sont alors générés par le logiciel de paie.

Des logiciels vous permettent de préparer les journaux de paie comptables, les déclarations uniques d’embauche (DUE), d’avoir accès à des documents comme les attestations de travail, contrats de travail, ou encore attestation pôle emploi (UNEDIC).

Gamme de logiciel de paie

On peut trouver une large gamme de logiciel de fiche de paie en ligne. Du logiciel simple qui permet uniquement de générer des bulletins de salaire à des logiciels qui proposent des options complémentaires, par exemple la génération du fichier DSN que l’on transmet aux organismes sociaux (Urssaf, retraite complémentaire, prévoyance ou mutuelle).

D’autres logiciels permettent la gestion des ressources humaines, de la formation et des compétences par exemple.

Il y a aussi des logiciels de paie collaboratifs permettant entre autres à vos salariés de vous communiquer directement via le logiciel en ligne leur demande de congés payés ou de renseigner les absences et arrêts de travail.

Quel logiciel de paie pour votre entreprise

Il vous faudra avoir un temps de réflexion pour comparer les différentes solutions en gestion de la paie. Se renseigner sur les prix, les options tels que la déclaration sociale DSN, la gestion des fins de contrats et documents tels que le solde de tout compte.

Il sera également nécessaire d’étudier les tarifs annexes ou souvent appelés coûts cachés afin de ne pas avoir de surprise au moment de vouloir éditer des documents qui seront facturés en supplément du coût unitaire de la fiche de paie.