Quels sont les atouts de la signature électronique ?

Au fil des années, et avec l’essor du télétravail, le monde du travail s’est transformé. De nouvelles pratiques et de nouveaux outils ont émergé. C’est le cas de la signature électronique qui est devenue incontournable dans de nombreux secteurs. Il faut dire que ce dispositif offre un certain nombre d’atouts.

Explications : La Roche-sur-Yon. Dans le centre-ville, à quelques pas de la célèbre place Napoléon, Édouard, 33 ans, grand gaillard d’un mètre quatre-vingt-dix, est agent immobilier. Il travaille dans une petite structure familiale. L’homme est en visioconférence avec les acheteurs d’un bien.

La signature électronique : un usage très répandu

Le but de cette réunion à distance ? L’achat d’un appartement ou plutôt la signature du compromis de vente. Les futurs acquéreurs du bien sont basés à Paris. Après avoir visité ce « trois pièces » récent, ils ont été séduits. Aujourd’hui, l’heure est à la dématérialisation. Le couple de Parisiens n’a pas besoin de se rendre sur place. Le compromis de vente se fait par le biais d’une signature électronique.

« La signature électronique est devenue un outil précieux dans notre profession, explique l’agent immobilier, en retroussant les manches de sa chemise. C’est un gain de temps et d’argent. Cela permet une plus grande réactivité. Son usage est aujourd’hui généralisé dans plusieurs autres agences ».

Un gain de temps précieux

Édouard a un emploi du temps bien rempli, avec du démarchage téléphonique, du porte-à-porte ou encore des courriers à mettre dans les boîtes. Et lorsqu’il a un client sous la main, il veut que l’affaire soit bouclée au plus tôt.

« Quand une vente est sur le point de se faire, avoir recours au système de la signature électronique est précieux. Les clients sont aussi très contents de faire les choses rapidement », explique le trentenaire, en buvant une gorgée de Perrier. L’usage de la signature électronique est clairement un gain de temps et d’argent pour l’entreprise.

Avec la crise du Covid-19, de nombreuses entreprises ont dû s’adapter et mettre en place une nouvelle organisation du travail. Le télétravail s’est vraiment généralisé, en particulier dans les métiers du tertiaire. Comme Édouard, de nombreux salariés utilisent le système de la signature électronique. Comment fonctionne ce dispositif ? Le but de l’opération est d’authentifier un accord grâce à dispositif en ligne ou par le biais d’une application. Il faut avoir un logiciel pour effectuer cette signature en ligne. Ainsi, des clefs de chiffrement sont utilisées.

Instaurer davantage de fluidité grâce à la signature électronique

Nantes. Dans un petit appartement dans l’est de la ville. Au petit matin, Maxime, 23 ans, rassemble ses affaires avant de gagner la périphérie de la ville dans une zone industrielle. La mission du jour de cet intérimaire est de décharger des cartons qui se trouvent dans un conteneur.

« Hier soir, j’ai reçu mon contrat que j’ai renvoyé signé par le biais de la signature électronique. C’est un gain de temps précieux. Cela m’a évité de me rendre à l’agence d’intérim. Avec ce système, on gagne en réactivité », détaille le jeune homme.

Un dispositif prisé des TPE et des PME

Comme cette agence d’intérim, un grand nombre d’entreprises ont recours au système de la signature électronique.  C’est le cas des TPE et des PME. L’investissement de départ dans le logiciel est très vite rentabilisé. Il est possible de faire signer aux clients des contrats à distance, dans toute la France et même à l’étranger. Cela évite à une personne de devoir se déplacer pour un contrat.

Pour les entreprises, la signature électronique améliore la productivité. Des registres comptables mais aussi des contrats de travail peuvent être signés en ligne. De nombreux services de ressources humaines (RH) apprécient vraiment ce fonctionnement.

Cela permet plus de réactivité dans les échanges avec les salariés qui peuvent assurer des missions parfois courtes en CDD avec des renouvellements de contrat qui peuvent se faire à distance. Il est possible de stocker les documents de manière numérique, cela évite la paperasse. La signature en ligne permet de fluidifier le fonctionnement des entreprises.

Ainsi, avoir recours à la signature constitue un atout pour plusieurs raisons que l’on pourrait lister ici :

• Un dispositif sûr
• Une grande simplicité d’utilisation
• Un gain de temps
• Une réduction des coûts
• Un gain de place

Yousign, une solution très pratique

Parmi les offres disponibles en matière de signature électronique, Yousign figure en bonne place. Au fil des années, ce service est devenu incontournable. Lancé en 2013, en Normandie, par le binôme composé de Luc Pallavidino et Antoine Louiset, Yousign a recours à la technologie SaaS qui fonctionne de manière fluide sur tous les appareils électroniques comme les ordinateurs, les smartphones ou encore les tablettes.

Les salariés qui utilisent leur smartphone pour des raisons professionnelles sont très nombreux. Avoir la possibilité de parapher un document depuis un smartphone est appréciable. D’autant plus pour les commerciaux qui se trouvent sur les routes et qui doivent pouvoir être réactifs.

Les entreprises doivent souscrire un abonnement pour utiliser ce dispositif. Cette solution sûre et fiable est de plus en plus prisée des entreprises comme on a pu le voir. Ce système peut être intégré aisément aux logiciels et assure une plus grande automatisation de la gestion des documents. L’un des atouts de ce système est la simplification des protocoles de gestion pour les TPE et les PME. C’est un réel gisement de productivité pour les entreprises qui ont décidé d’adopter la signature à distance.

D’ailleurs, Yousign connaît une belle expansion sur le continent européen. L’entreprise gagne des parts de marché en Italie, en Pologne, en Allemagne et bien sûr en France. Comme on a pu le voir, la signature électronique devient au fil des années, une sorte de nouvelle norme et relègue la signature manuscrite comme une pratique de plus en plus obsolète. L’usage de la signature électronique devrait donc encore progresser dans les années à venir. D’autant plus que le télétravail est une pratique vraiment solidement ancrée.