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Organisation d’événement : comment créer une billetterie en ligne

La gestion de la billetterie a toujours été un véritable casse-tête pour les organisateurs d’événements. Or, depuis quelques années, la dématérialisation de la création et de la vente de tickets pour des spectacles, soirées et autres événements, offre un avantage considérable en termes d’organisation. La billetterie en ligne surfe sur l’évolution technologique et devient de plus en plus sophistiquée. Si de nombreuses entreprises d’événementiel en profitent déjà, d’autres sont encore réticentes à l’idée d’adopter cette avancée. Voici les avantages que présente une billetterie en ligne ainsi que les étapes pour la mettre en place.

Les avantages d’une billetterie en ligne

Plusieurs raisons devraient vous amener à opter pour la mise en place d’une billetterie en ligne.

La rapidité de mise en place d’une billetterie

Si vous avez déjà organisé un événement nécessitant l’usage de tickets d’entrée, vous savez sûrement combien la gestion de la billetterie peut être chronophage. Avec la billetterie en ligne, vous vous épargnez de nombreuses contraintes, pour mieux vous concentrer sur l’organisation de l’événement. Vous n’aurez plus besoin de chercher un peu partout des bénévoles qui se chargeront de la distribution des billets. La billetterie en ligne vous permet de boucler aussi bien la création que la vente de tickets en quelques heures seulement.

La facilité de promotion de l’événement

Pour écouler tous les billets d’entrée à un événement, la promotion est capitale. Si vous optez pour le système classique de publicité événementielle, vous aurez à déployer des affiches sur les grandes artères, dans les rues, etc. Ce mode de communication a montré ses limites à l’heure où l’information circule très facilement en ligne.

La billetterie en ligne vous permet de toucher le plus de personnes possible à travers votre communication, grâce à l’usage de plusieurs canaux (sites web, réseaux sociaux, etc.). Vous n’avez d’ailleurs pas besoin d’avoir des compétences en informatique pour créer une billetterie en ligne et promouvoir votre événement. Il vous suffit de dégoter une plateforme spécialisée en la matière, vous aurez ainsi simplement à suivre l’évolution et l’encaissement des ventes.

avantages billetterie en ligne

La flexibilité de la vente

L’objectif de tout organisateur d’événement est de faire salle comble. La création d’une billetterie en ligne offre une certaine flexibilité en termes de ventes et permet d’atteindre cet objectif. Il s’agit d’une excellente façon de s’adapter à l’évolution et au nouveau public (aux jeunes) qui effectue tous types d’achats en ligne. En quelques clics, les personnes intéressées par votre événement pourront obtenir leurs billets, ce qui améliorera vos ventes. En mettant en place une billetterie sur internet, vous pourrez même vendre vos tickets sur plusieurs sites afin de faire plus de recettes en un temps record.

Un système de paiement automatisé et sécurisé

La billetterie en ligne offre l’avantage de faciliter l’encaissement des ventes. Cette solution vous permet de profiter d’un système de paiement automatique. Si vous choisissez une bonne plateforme, vous pouvez oublier les risques de fraude, tant la sécurité sera garantie. De plus, la billetterie en ligne vous permet d’encaisser les ventes avant même le jour de l’événement. Du portefeuille en ligne au virement bancaire, en passant par la carte bancaire, plusieurs moyens peuvent être utilisés par les participants pour l’achat de tickets. La diversité des moyens de paiement contribue également à optimiser les ventes.

Une gestion simplifiée de l’événement

La billetterie en ligne est avantageuse en termes de gestion de concerts, de festivals, d’événements sportifs ou encore de soirées d’entreprise. Elle vous permet d’évacuer un gros problème, à savoir la gestion de la logistique des billets. La solution en ligne vous aide notamment à bien gérer les places. La plupart des plateformes de billetterie en ligne vous permettent d’optimiser la gestion des flux de participants le jour J. Elles servent également à faire face aux annulations de participation et aux remboursements qui en découlent.

L’envoi de notifications

L’un des avantages de la billetterie en ligne est que vous pouvez créer un lien entre les organisateurs d’événements et les participants. Certains sites de création de tickets en ligne servent à recueillir des informations sur les personnes inscrites pour un événement. Vous pourrez notamment envoyer des notifications aux participants de votre dernier événement pour les informer d’un nouvel événement à venir. Ce système permet donc d’améliorer votre stratégie de communication.

Les étapes de la création d’une billetterie en ligne

La création d’une billetterie en ligne est d’une facilité remarquable. Quelques clics suffiront pour concevoir et distribuer des tickets numériques.

Choisir sa plateforme

Pour créer votre billetterie en ligne, vous devez avant tout choisir la plateforme adéquate. Il existe une multitude de sites de création de billetterie sur internet. Pour faire le bon choix, nous vous conseillons de prendre en compte les critères suivants :

  • le coût du service à travers les frais de commission,
  • la sécurité,
  • la facilité d’utilisation,
  • la possibilité de personnaliser la page de votre billetterie,
  • la disponibilité d’informations sur les participants,
  • l’intégration de la billetterie à votre site,
  • l’assistance au client.

Pour finir, veuillez bien lire les CGU (Conditions Générales d’Utilisation) de la plateforme afin d’éviter d’éventuels frais cachés.

Créer un compte

Une fois votre plateforme de création de billetterie en ligne choisie, vous devez créer un compte. Vous aurez à fournir des informations sur votre identité (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, etc.). Sur la plupart des sites, il est demandé à l’utilisateur de préciser s’il est un particulier, une entreprise ou une association. Les renseignements à donner pour l’ouverture du compte varieront évidemment en fonction de votre statut.

Créer un événement

Après avoir validé votre compte en quelques clics, vous devez ensuite créer votre événement. Pour cela, vous devez donner des informations clés sur l’événement. Parmi les renseignements demandés sur la majorité des plateformes, nous avons :

  • le nom de la billetterie,
  • le type d’événement,
  • la description de l’événement,
  • la date, l’heure et le lieu de l’événement.

Selon le site, vous serez amené à cocher des cases pour spécifier votre billetterie. Vous pouvez par exemple décider que la vente se termine un certain temps avant le début de l’événement.

Configurer les billets

Lorsque vous créez l’événement, vous aurez à configurer les billets pour les avoir sur mesure. Pour cela, vous devrez indiquer leur prix ainsi que divers autres détails. Vous pouvez également déterminer les conditions de vente des billets telles que les dates de vente, le maximum à acheter par personne, le type d’accès à la billetterie (public ou privé), etc. Vous avez même la possibilité de personnaliser vos tickets pour qu’ils répondent à l’esprit de l’événement. Vous pouvez vous inspirer de différents modèles de billets numériques sur internet.

Personnaliser la page de la billetterie en ligne

Après la configuration, vos tickets sont bons pour être vendus. Pour réussir les ventes, vous devez mettre en place une communication agressive et régulière. Avant tout, la page de la billetterie en ligne doit donner envie aux internautes de participer à l’événement. Choisissez donc les couleurs, la police d’écriture et les images de la page en fonction de la thématique. Nous vous conseillons d’ajouter une photo de couverture qui fera office d’emblème de l’événement.

Ajouter un formulaire de vente

Si vous êtes un professionnel de l’événementiel, l’idéal serait d’avoir une base de données sur les participants à vos événements. Vous devez donc recueillir des informations sur eux. Pour ce faire, nous vous suggérons d’ajouter un formulaire de vente à votre billet. À travers des questions nécessitant de courtes réponses, vous obtiendrez de nombreux renseignements intéressants sur votre cible.

création billetterie en ligne

Mettre en ligne la billetterie

La dernière étape de la création d’une billetterie dématérialisée est la mise en ligne. Vous n’aurez qu’à publier l’événement sur la plateforme et vos tickets seront automatiquement mis en vente. Selon la plateforme utilisée pour créer la billetterie en ligne, vous pouvez intégrer cette dernière à votre site web. Vous avez la possibilité de partager l’événement sur Facebook, Twitter, Instagram et d’autres réseaux sociaux.

Suite à la mise en ligne de votre billetterie, vous pourrez suivre l’évolution des ventes grâce à un tableau de bord mis à jour en temps réel. À la fin de l’événement, vous pourrez récupérer les recettes des ventes auprès de la plateforme de création dans les 48 à 72 heures suivantes.

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