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8 outils indispensables pour bien s’organiser au travail et être efficace

Combien de fois avez-vous commencé à travailler sur un nouveau projet et vous êtes-vous retrouvé complètement perdu dans une myriade de tâches, de documents et de données diverses liées à celui-ci ?Nous l’admettons : cela nous est arrivé plus d’une fois dans le passé.Et une fois que le chaos s’installe, vous commencez généralement à perdre le contrôle de ce que vous faites et, eh bien, à paniquer. Votre productivité commence alors à en pâtir, et vous vous retrouvez avec des délais non respectés et une équipe non coordonnée.

… Évidemment, c’est quelque chose que nous préférons éviter. N’est-ce pas ?

Si vous n’êtes pas très doué pour l’organisation (comme nous l’étions autrefois), vous serez heureux d’apprendre qu’il existe de nombreux outils d’organisation fantastiques qui peuvent vous aider à vous améliorer.

Dans cet article, nous allons donc nous concentrer sur les 8 outils d’organisation que nous pensons que vous devriez essayer si vous voulez maximiser votre productivité et cesser d’avoir des difficultés à organiser vos charges de travail.

1 – Evernote

Evernote vous aide à prendre des notes, à les partager, et à organiser votre travail. En plus de la prise de notes ordinaire, il vous permet de créer des listes de tâches, d’ajouter des images, de numériser des documents avec votre appareil photo, de prendre des notes manuscrites et de faire des croquis.

Le tableau d’affichage visuel d’Evernote vous permet de filtrer et de vous concentrer sur les choses importantes. La gestion des tâches est facile et permet à tous les membres de l’équipe de se synchroniser avec la situation actuelle.

La tarification pour le plan d’affaires commence à partir de 13,99 $ par utilisateur/mois,

2 – Google Calendar

Si vous avez un compte personnel Gmail, vous disposez du plus polyvalent des calendriers en ligne, et sa configuration est simple. Comme de plus en plus d’entreprises utilisent la messagerie électronique, le calendrier et les réunions à distance, il est tout aussi facile de naviguer entre vos emplois du temps personnels et professionnels.

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise au budget limité et que vous avez envie d’outils puissants, ne cherchez plus. Google Calendar est un gestionnaire d’agenda en ligne conçu pour les équipes qui privilégient l’efficacité et l’organisation.

Même sans la version payante, Google Calendar est superbement conçu, simple à utiliser et doté de fonctionnalités intelligentes qui vous permettent de communiquer facilement avec votre équipe.

3 – TimeCamp

TimeCamp est un logiciel sans failles de suivi automatique des heures qui fonctionne en arrière-plan, de sorte que vous n’aurez jamais besoin de remplir manuellement les feuilles de temps avec les entrées de temps et les activités. Sur la base des heures suivies, il génère des rapports complets, fournissant aux managers des données sur les performances de leur équipe. De plus, le module de présence combiné à la facturation des heures crée le système de paie à l’intérieur de TimeCamp. Grâce à une arborescence transparente des projets, vous pouvez ajouter autant de tâches et de sous-tâches que vous le souhaitez et gérer les clients sans effort.

Avec TimeCamp, vous avez une vue d’ensemble du travail effectué par votre équipe, du respect des échéances générales et des tâches qui s’avèrent plus difficiles. Les suivis de performance, de rentabilité et de productivité vous permettent de garder tout en ordre.

La bonne nouvelle, c’est que les freelances sont également couverts!

Cet outil est totalement gratuit.

4 – Trello

Trello est l’outil d’organisation le plus célèbre de tous, lorsqu’il s’agit de gérer vos activités professionnelles. C’est l’un des meilleurs outils de gestion de projet qui vous permet de suivre et de visualiser le bon déroulement de vos projets.

Grâce à la mise en page basée sur des cartes, vous pouvez représenter chaque tâche de la semaine dans des cartes individuelles et leur attribuer des dates d’échéance, ajouter différents membres de l’équipe dans la carte et inclure plusieurs pièces jointes.

Vous pouvez également ajouter l’historique des points pour chaque carte/tâche afin de mettre en évidence la priorité de chaque tâche, ce qui vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus importantes.

Ce tutoriel vous montre comment bien utiliser Trello ?

5 – MindMeister

MindMeister est un logiciel de carte heuristique entièrement basé sur le Web qui fonctionne dans n’importe quel navigateur Web standard. Les cartes heuristiques que vous créez sont enregistrées automatiquement dans le Cloud (en ligne), et peuvent être consultées de n’importe où, tant que vous êtes connecté à Internet.

MindMeister a été conçu pour la collaboration. Il prend entièrement en charge le travail en temps réel. Vous et votre équipe, vous pouvez facilement modifier les cartes heuristiques ensemble, discuter des changements en utilisant le service de chat en direct de MindMeister et visualiser les versions précédentes d’une carte heuristique.

6 – Notion

Notion.so entre dans la catégorie des logiciels de gestion des connaissances qui sont utilisés comme un outil organisationnel. C’est un excellent outil qui vous permet d’écrire facilement des choses comme vous le faites sur une feuille de papier, d’organiser facilement vos informations et même d’ajouter des tableaux sans avoir à penser ou à apprendre différents menus d’interface comme certaines des autres applications existantes.

Il existe de nombreuses applications de productivité sur le marché. Notion est l’un des outils les plus populaires et les plus flexibles. C’est une solution de productivité tout-en-un et c’est tout simplement l’un des meilleurs outils que je n’ai jamais utilisé.

Notion est incroyablement flexible. Il peut être un référentiel d’écriture, un logiciel de gestion des tâches, un calendrier d’entraînement, une base de données, et bien plus encore. Mieux encore, vous pouvez connecter vos données dans chacun de ces projets les unes aux autres, de sorte que votre calendrier d’entraînement peut faire référence à vos entrées de journal.

7 – Dropbox

Les outils organisationnels comprennent également le stockage de données où vous pouvez organiser les fichiers dont vous avez besoin à tout moment. Vous pouvez toujours avoir des fichiers de bureau sous forme papier, mais lorsqu’il s’agit d’emporter cette énorme pile de fichiers quelque part, vous avez un problème.

Pour cela, vous devez utiliser un stockage de données dans le cloud qui stockera vos fichiers pour vous et auquel vous pourrez accéder à tout moment depuis n’importe quel appareil mobile, où que vous soyez dans le monde. La meilleure application de stockage cloud sur le marché est Dropbox.

Les outils organisationnels tels que Dropbox sont l’exemple classique d’une application étonnante qui vous permet de séparer vos fichiers personnels et professionnels, de sorte que lorsque vous quittez le bureau, vous le quittez vraiment et ne l’emportez pas chez vous.

Grâce à la distinction des dossiers séparés et à l’accessibilité des fichiers hors ligne, c’est l’un des meilleurs outils organisationnels du marché à l’heure actuelle.

8 – LastPass

Savez-vous quelle est la chose la plus difficile à gérer dans notre travail ? Les mots de passe ! Quel que soit l’outil que vous décidez d’utiliser pour organiser et stocker vos fichiers, vous devez vous souvenir des informations de connexion afin d’y accéder. LastPass peut simplifie cette tâche difficile pour vous. LastPass est un gestionnaire de mots de passe vous permet d’enregistrer vos mots de passe, vos coordonnées et les détails de votre carte de crédit et de les mémoriser pour vous.

Outre vos informations de connexion, LastPass offre un espace sûr pour stocker tous vos documents numériques tels que vos cartes d’assurance, vos adhésions, vos mots de passe Wi-Fi, et bien plus.

Si vous avez du mal à trouver des mots de passe forts, le générateur de mots de passe intégré crée des mots de passe longs et aléatoires qui vous protègent contre le piratage. LastPass offre également un espace sûr pour partager les mots de passe avec vos amis et votre famille, ce qui vous évite d’avoir à utiliser une application tierce.

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