La signature électronique, clé de la transformation numérique des entreprises

La situation mondiale actuelle causée par le coronavirus a provoqué une accélération exponentielle de la transformation numérique des entreprises. Les entreprises doivent continuer à travailler, mais pour éviter la chaîne de contagion, de nombreuses transactions et tâches doivent être effectuées par voie numérique.

Bien que tout cela ait été induit par la pandémie, le changement culturel dans de nombreuses entreprises, grandes et petites, était absolument nécessaire pour s’adapter aux nouveaux systèmes de travail, qui sont essentiels dans un monde globalisé.

Les signatures électroniques dans la transformation numérique des entreprises

Les signatures numériques sont devenues une excellente solution pour les entreprises qui reçoivent chaque jour des documents à signer. Grâce à ce système, elles peuvent accélérer ces processus. Mais bien qu’il s’agisse d’une ressource de plus en plus courante, il reste des doutes à éclaircir.

Chaque jour, de nombreux documents arrivent dans les entreprises pour être signés. Jusqu’à présent, la procédure était évidente : imprimer le document, le signer, le scanner et l’envoyer à nouveau et ainsi pour chaque document.

Un peu fastidieux, n’est-ce pas ? Et une dépense constante – et considérable – en termes de temps, de papier, d’encre, etc. C’est pourquoi l’arrivée de la signature électronique a été très bien accueillie par les différents services des entreprises, car sa principale caractéristique est qu’elle permet de signer numériquement un document à toute heure et en tout lieux.

Avantages des signatures numérique

1. Réduction des coûts : Une entreprise qui dispose d’un système de signature électronique bénéficie d’une réduction significative de ses coûts, puisque les frais liés à la signature de documents papier sont éliminés. Une signature élimine les coûts d’impression, de papier, d’affranchissement, etc.

2. Réduction des risques : La signature électronique est juridiquement contraignante, c’est-à-dire que, comme mentionné ci-dessus, elle identifie le signataire sans équivoque et garantit l’intégrité du document. Elle permet ainsi d’améliorer à la fois la sécurité et la conformité réglementaire des enregistrements électroniques.

3. Les signatures électroniques permettent de gagner du temps : le fait que les documents papier ne doivent pas être signés manuellement permet de réduire considérablement le temps consacré aux signatures. Par conséquent, la numérisation de ces processus offre un moyen plus facile de signer des documents et d’acquérir des informations sur les activités à chaque étape de la collecte des signatures.
Sans oublier, l’expéditeur du document gagne ainsi un temps précieux qui, dans le cas de signatures manuscrites, peut prendre plusieurs semaines, puisqu’il faut envoyer le document, attendre qu’il soit signé, puis le renvoyer à nouveau.

4. Réduction des erreurs : la suppression des étapes manuelles de la signature des documents permet de réduire les erreurs, car la digitalisation prévient une partie du risque d’erreur humaine. Ainsi, sans erreur, l’ensemble du processus après la simple signature des documents est encore plus pratique et plus rapide.

5. Les signatures numériques améliorent les relations : Les signatures numériques sont, après tout, un moyen beaucoup plus moderne et plus simple de finaliser les flux de travail. Par conséquent, les clients, les employés et les fournisseurs bénéficieront d’une expérience meilleure et plus efficace, ce qui leur permettra d’être plus satisfaits et contribuera à éviter les litiges.

Conclusion

La signature des documents par voie numérique est en définitive un pas important vers la numérisation des entreprises, puisqu’elle facilite les processus de communication et de signature de documents dans tous les domaines concernés.